Julio Arana Vizcardo

Especialista en Contrataciones del Estado

Como el lector ya debe estar familiarizado con conceptos como el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), Registro Nacional de Proveedores (RNP) y Plan Anual de Contrataciones (PAC), así como con las instituciones, órganos y funcionarios a cargo de las contrataciones públicas, además de saber identificar las oportunidades de negocios con el Estado, en esta ocasión hablaremos de la formulación del requerimiento, que es la primera etapa y pieza clave del proceso de contratación y que todo proveedor del Estado debería conocer:

1. Necesidad

El proceso de contratación se inicia con la definición del requerimiento, el cual surge a raíz de una necesidad de la entidad, y se concreta a través de una solicitud dirigida por el área usuaria al órgano encargado de las contrataciones (logística o abastecimiento) de la entidad.

2. Funciones del área usuaria

El área usuaria elabora el requerimiento, siendo responsable de formular las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico para los bienes, servicios u obras a contratar, respectivamente; además de justificar la finalidad pública de la contratación, siendo responsable de su reformulación por errores o deficiencias técnicas que afecten el proceso de contratación.

3. Descripción objetiva y precisa

De acuerdo a la normativa de contrataciones del Estado, las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico que integran el requerimiento deben contener la descripción objetiva y precisa de las características y/o requisitos funcionales relevantes para cumplir la finalidad pública de la contratación y las condiciones en las que se ejecuta; esto quiere decir, que se debe evitar la creación de obstáculos que perjudiquen la igualdad y la competencia efectiva entre los proveedores.

4. Requisitos de calificación

El requerimiento también incluye los requisitos de calificación que el área usuaria considere necesarios, tales como: i) capacidad legal; ii) capacidad técnica y profesional; iii) experiencia del postor en la especialidad; y iv) solvencia económica. Téngase en cuenta que estos requisitos no deben contemplar exigencias irrazonables e innecesarias que limiten o impidan la libre concurrencia u orienten la contratación hacia un proveedor.

5. Prohibiciones

El requerimiento no debe hacer referencia a una fabricación o procedencia, procedimiento de fabricación, marcas, patentes o tipos, origen o producción determinados, ni descripción que oriente la contratación, salvo excepciones, como la adquisición de material bibliográfico.

6. Indagaciones de mercado

Sobre la base del requerimiento, el área de logística o abastecimiento tiene que realizar las indagaciones en el mercado para determinar el valor estimado en la contratación, en el caso de bienes y servicios, y el valor referencial, en el caso de consultorías y ejecución de obras.

7. Recomendaciones

Los proveedores deben estar atentos a las oportunidades de negocio con el Estado, con la finalidad de enviar la información comercial de su empresa y de los productos que guarden similitud con el requerimiento, de manera que las entidades puedan solicitarles cotizaciones y puedan ser atendidas de la manera más cabal posible.

Asimismo, hay que tener en cuenta que el requerimiento no solo puede ser modificado durante la etapa de formulación de consultas y observaciones dentro del procedimiento de selección, sino antes, precisamente en la etapa de indagación del mercado, en donde los proveedores tienen la posibilidad de ofrecer alternativas o mejoras que vayan más alineadas a su oferta de productos.

Cabe mencionar que PERUCÁMARAS brinda capacitaciones y asesoría empresarial sobre contrataciones con el Estado y otros temas a sus asociados y al público en general.

Para mayores consultas puede comunicarse al número 986301322, o visitar la página web www.contrataconelestado.com .